„Gute Technologie erkennt man daran, dass sie unsichtbar wird – und der Alltag plötzlich leichter.“
Viele Unterkunftsbetreiber starten mit einfachen Selbst-Check-in-Lösungen – oft mit dem Ziel, Gästen flexible Anreisen zu ermöglichen.
So auch ein Kunde, der uns seine damalige Lösung zeigte: eine Wand mit kleinen Zahlenschlössern, jedes Fach mit einem Schlüssel für das jeweilige Zimmer.
Ein durchdachter erster Schritt – der aber noch Potenzial hatte
Die Idee war absolut nachvollziehbar.
Doch im Alltag traten Herausforderungen auf, die er so nicht erwartet hatte:
- statische Codes, die regelmäßig geändert werden mussten,
- manuelle Nachrichten an jeden Gast,
- zusätzliche Rückfragen bei Unsicherheiten,
- begrenzte Transparenz darüber, wer wann welchen Code nutzte.
Es funktionierte, aber entlastete nicht so, wie es sollte.
Der Wunsch: weniger Routine, mehr Überblick
Der Betreiber suchte nicht nach „High-Tech“, sondern nach einer Lösung, die:
zuverlässig läuft,
sicher ist,
keine ständige Erreichbarkeit erfordert
– und ihm Zeit zurückgibt.
Genau an diesem Punkt sind wir gemeinsam eingestiegen.
Die Lösung: ein vollautomatisierter Check-in
Wir installierten einen Check-in-Automaten, der den gesamten Prozess vereinfacht – ohne zusätzlichen Aufwand für den Betreiber und vollständig integriert mit modernen Smartlocks.
Was sich verändert hat:
- Gäste checken ganz einfach mit ihrem Nachnamen ein,
- das System erkennt automatisch die Buchung,
- erzeugt einen persönlichen, zeitlich begrenzten Smartlock-Code,
- der Gast öffnet damit direkt das gebuchte Zimmer,
- alle Informationen werden automatisch per E-Mail oder SMS versendet,
- offene Zahlungen können am Gerät beglichen werden,
- das System läuft zuverlässig – es braucht nur Strom und Internet
Das Ergebnis: spürbare Entlastung
Der Kunde berichtete schon nach kurzer Zeit:
- deutlich weniger manueller Aufwand,
- mehr Sicherheit durch individuelle Codes,
- weniger Anrufe,
- flexible Anreisen ohne Stress,
- mehr Zeit für andere Aufgaben.
Es war kein radikaler Bruch mit seinem bisherigen System – nur eine durchdachte Weiterentwicklung, die den Alltag tatsächlich erleichtert.
Fazit: Digitalisierung muss nicht kompliziert sein
Sie muss dort ansetzen, wo Routine Zeit kostet.
Und sie sollte am Ende dafür sorgen, dass Prozesse verlässlich, sicher und für Gäste klar verständlich sind.
Wenn Ihre Unterkunft ähnlich arbeitet und Sie sich eine echte Entlastung wünschen:
Wir beraten Sie gerne persönlich.